CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

sábado, 17 de mayo de 2025

miércoles, 14 de mayo de 2025

El cierre final de un proyecto, o "cierre de proyecto" como se conoce generalmente, es la etapa final del ciclo de vida de un proyecto donde se formaliza la conclusión de las actividades, se verifica la entrega de los resultados, se realizan las evaluaciones y se archiva la documentación. En esencia, es el paso final que asegura que el proyecto haya sido completado satisfactoriamente y que se haya aprendido de la experiencia para futuros proyectos.

El cierre es la última fase del proyecto. Es cuando el líder del proyecto verifica que el cliente, interesado o usuario ha aceptado los entregables. Si el producto continuará su funcionamiento después de finalizado el proyecto, como suele ser siempre en los proyectos de desarrollo de software, entonces se debe configurar el mantenimiento y con mayor razón declarar el proyecto como terminado para que el grupo de mantenimiento tenga claro que la responsabilidad está ahora en sus manos.

El líder del proyecto también debe revisar todo el proyecto antes de cerrarlo, calificar el desempeño y lo comparará contra las líneas base. El equipo del proyecto será parte de este proceso, ofreciendo sus observaciones y comentarios, que se recogen en un documento de lecciones aprendidas. Esto proporciona orientación para futuros proyectos.

La importancia del cierre del proyecto es más que simplemente aprobar toda la documentación, es verificar el cumplimiento de contratos y acuerdos con los proveedores y liberar al equipo para participar en otros proyectos. Te debes asegurar de que se hayan cumplido los objetivos originales y atar todos los cabos sueltos, como riesgos o cuestiones que han permanecido abiertas.

Para asegurarte de cerrar tu proyecto correctamente, sigue esta lista de verificación de cierre de proyecto paso a paso:

Comienza desde el principio con el documento de alcance del proyecto que creaste y asegúrate de haber cumplido con todos los requisitos enumerados allí.
Asegúrate de que todos los entregables hayan sido entregados y firmados por las partes interesadas, obteniendo su aprobación y satisfacción.
Otros documentos del proyecto también deben ser firmados por la persona adecuada, esto incluye cualquier contrato y acuerdo pendiente con proveedores y otros contratistas.
Una vez que los documentos estén aprobados, procésalos, paga todas las facturas y cierra cualquier contrato relacionado con el proyecto.
Agrega todos los documentos, incluida la finalización de todos los informes del proyecto, luego organízalos y archívalos como datos históricos para usarlos como referencia futura.
Utiliza la documentación recopilada para identificar y documentar las lecciones aprendidas durante el transcurso del proyecto, incluidos los comentarios de las partes interesadas, para no cometer los mismos errores en proyectos futuros.
Asigna una persona de apoyo a la transición para que guíe el proyecto una vez finalizado, de modo que el cierre del proyecto sea completo.
Libera o reasigna el personal del proyecto, que incluyen su equipo o cualquier equipo en alquiler utilizado para el proyecto.
Si no has utilizado un software de gestión de proyectos, consigue uno, ya que ayuda a controlar no sólo el ciclo de vida del proyecto sino también el proceso de cierre del proyecto a fondo.
Por último, pero quizás lo más importante: ¡celebra con el equipo de tu proyecto! Hicieron el trabajo y merecen crédito y la oportunidad de desahogarse hasta que se inicie el próximo.

Lo que bien empieza, bien acaba

SEGUIMIENTO

En el mundo de la gestión de proyectos, una cosa es segura: ningún proyecto está exento de desafíos. En el trayecto hacia la realización de cualquier empresa, siempre surgirán inconvenientes, contratiempos, errores y, a menudo, cambios inesperados. Estos elementos, lejos de ser excepciones, son una parte natural del proceso. Es aquí donde radica la importancia del seguimiento y control del proyecto.

¿Qué es el seguimiento y control?

La etapa de Seguimiento y Control de un proyecto se trata principalmente de medir el desempeño y la progresión del proyecto de acuerdo con el plan.

El seguimiento y control se hacen para revisar si hay alguna variación en el alcance o si el proceso de control de cambios se está llevando a cabo correctamente para manejar las modificaciones en los requisitos del proyecto sin poner en riesgo el alcance.

Esta etapa es muy activa, así que esfuérzate por participar con toda motivación para asegurarte de que tú y tu equipo mantengan el rumbo y el ritmo de trabajo.

También debes tomar en cuenta que esta fase es “omnipresente”. Se da durante toda la vida del proyecto en especial durante la fase de ejecución.

¿Por qué es importante monitorear constantemente los proyectos?

Cumplir con los plazos no es la única consideración cuando se trata de gestión de proyectos. La forma en que logres tus objetivos dentro de los plazos es igualmente importante. El seguimiento y el control son simplemente la herramienta más eficaz para medir el rendimiento real y tomar decisiones informadas para garantizar los estándares de calidad que tu proyecto exige.

Con información actualizada, puedes tomar acciones decisivas y correctivas para evitar cualquier crisis y estar al tanto de cualquier riesgo potencial que pueda surgir durante la realización del trabajo.

Esto sucede a través de actualizaciones de estado y supervisión de las actividades del proyecto que te permitirán lograr un equilibrio entre tiempo, costo, calidad y presupuesto.

Factores que más influyen en el fracaso de los proyectos

Para evitar el fracaso del proyecto, debes evaluar permanentemente los 10 factores que más influyen para que los proyectos fracasen:

Falta de preparación.
Documentación y seguimiento inadecuados.
Liderazgo deficiente.
Falta de definición de parámetros y de aplicación de estos.
Gestores de proyecto inexpertos.
Estimaciones de costes imprecisas.
Comunicación deficiente entre los equipos.
Cultura y ética enfrentadas.
Mala planificación de recursos.
Falta de atención a las señales de alarma.

Seguimiento de tareas de gestión de proyectos o seguimiento del progreso del trabajo finalización o planificación

EJECUCION

Para ejecutar un proyecto exitoso, es fundamental tener una planificación clara, establecer objetivos específicos y realizar un seguimiento riguroso. La gestión de recursos, la comunicación efectiva y la adaptación a los cambios son clave para asegurar que el proyecto cumpla con sus metas y objetivos

Cómo elaborar un plan de ejecución de un proyecto

Comprende las metas y los objetivos del proyecto. Identifica el enfoque del proyecto y determina su alcance.
Define la organización del proyecto. Enumera todas las funciones esenciales para el proyecto, incluidos los clientes, las partes interesadas y el equipo diario del proyecto.
Crea un plan de implementación. Resume los principales hitos, dependencias y cronogramas para todo el equipo y las partes interesadas.
Enumera las posibles áreas problemáticas. Nadie quiere ser desalentador, pero añadir riesgos y problemas potenciales al plan de ejecución del proyecto ayuda a que todos piensen con antelación en si ocurriera lo peor.

Para visualizar tu carta del proyecto con todos los entregables y riesgos, también puedes hacer uso de un diagrama de Gantt.

Ejecución y coordinación del proyecto | Top Tips for Youth Action

PLANIFICACION

Cómo planificar un proyecto y crear un plan de proyecto exitoso

La creación de un plan de proyecto es un proceso dinámico y meticuloso que requiere atención al detalle, previsión y adaptabilidad. La mayoría de los planes diferirán entre sí. Y hay muchos detalles que afectan cómo hacer un proyecto y su planificación.

Sin embargo, existen ciertos pasos que son más o menos comunes a cualquier tipo de proyecto. Si sigue estos pasos, podrá crear un plan de proyecto sólido que le ayudará a gestionar las tareas, los recursos y las partes interesadas de forma eficaz, aumentando las posibilidades de éxito de su proyecto. Veamos cuales son

Plan de trabajo: Cómo crearlo y ejemplos para el éxito - Shiftbase

INICIO

ETAPA DE INICIO

El inicio de un proyecto es la fase inicial del ciclo de vida de un proyecto, donde se define la visión del proyecto, se identifica el problema a resolver, se establecen los objetivos y se obtienen las aprobaciones necesarias para dar inicio a la ejecución del mismo

La fase de inicio de un proyecto es un paso crítico en el ciclo de vida del proyecto, especialmente en la industria de la tecnología y el software. Para los responsables de procesos, calidad y proyectos, asegurar un inicio exitoso es fundamental para sentar las bases de un proyecto exitoso en su conjunto.

En este artículo, parte de la serie de artículos sobre las Fases de la Gestión de Proyectos, exploraremos las mejores prácticas para garantizar el éxito de la fase de inicio en proyectos tecnológicos.

Desde la definición clara de objetivos hasta la identificación de los interesados clave y la gestión eficiente del alcance, descubriremos cómo establecer una base sólida para lograr resultados sobresalientes en las siguientes etapas del proyecto.

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