CIERRE FINAL DEL PROYECTO
El cierre final de un proyecto, o "cierre de proyecto" como se conoce generalmente, es la etapa final del ciclo de vida de un proyecto donde se formaliza la conclusión de las actividades, se verifica la entrega de los resultados, se realizan las evaluaciones y se archiva la documentación. En esencia, es el paso final que asegura que el proyecto haya sido completado satisfactoriamente y que se haya aprendido de la experiencia para futuros proyectos.
El cierre es la última fase del proyecto. Es cuando el líder del proyecto verifica que el cliente, interesado o usuario ha aceptado los entregables. Si el producto continuará su funcionamiento después de finalizado el proyecto, como suele ser siempre en los proyectos de desarrollo de software, entonces se debe configurar el mantenimiento y con mayor razón declarar el proyecto como terminado para que el grupo de mantenimiento tenga claro que la responsabilidad está ahora en sus manos.
El líder del proyecto también debe revisar todo el proyecto antes de cerrarlo, calificar el desempeño y lo comparará contra las líneas base. El equipo del proyecto será parte de este proceso, ofreciendo sus observaciones y comentarios, que se recogen en un documento de lecciones aprendidas. Esto proporciona orientación para futuros proyectos.
La importancia del cierre del proyecto es más que simplemente aprobar toda la documentación, es verificar el cumplimiento de contratos y acuerdos con los proveedores y liberar al equipo para participar en otros proyectos. Te debes asegurar de que se hayan cumplido los objetivos originales y atar todos los cabos sueltos, como riesgos o cuestiones que han permanecido abiertas.
Para asegurarte de cerrar tu proyecto correctamente, sigue esta lista de verificación de cierre de proyecto paso a paso:
- Comienza desde el principio con el documento de alcance del proyecto que creaste y asegúrate de haber cumplido con todos los requisitos enumerados allí.
- Asegúrate de que todos los entregables hayan sido entregados y firmados por las partes interesadas, obteniendo su aprobación y satisfacción.
- Otros documentos del proyecto también deben ser firmados por la persona adecuada, esto incluye cualquier contrato y acuerdo pendiente con proveedores y otros contratistas.
- Una vez que los documentos estén aprobados, procésalos, paga todas las facturas y cierra cualquier contrato relacionado con el proyecto.
- Agrega todos los documentos, incluida la finalización de todos los informes del proyecto, luego organízalos y archívalos como datos históricos para usarlos como referencia futura.
- Utiliza la documentación recopilada para identificar y documentar las lecciones aprendidas durante el transcurso del proyecto, incluidos los comentarios de las partes interesadas, para no cometer los mismos errores en proyectos futuros.
- Asigna una persona de apoyo a la transición para que guíe el proyecto una vez finalizado, de modo que el cierre del proyecto sea completo.
- Libera o reasigna el personal del proyecto, que incluyen su equipo o cualquier equipo en alquiler utilizado para el proyecto.
- Si no has utilizado un software de gestión de proyectos, consigue uno, ya que ayuda a controlar no sólo el ciclo de vida del proyecto sino también el proceso de cierre del proyecto a fondo.
- Por último, pero quizás lo más importante: ¡celebra con el equipo de tu proyecto! Hicieron el trabajo y merecen crédito y la oportunidad de desahogarse hasta que se inicie el próximo.
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